Las 10 mejores herramientas para la gestión de tareas
En el artículo que publicamos sobre las aplicaciones que te permiten trabajar con equipos remotos y gestionar los proyectos, decíamos que existen otras muchas que te ayudan a organizar tus tareas. De esto vamos a hablar aquí.
Si te gusta ser un perfecto desordenado, no hace falta que leas más. Ahora bien, si eres de los que quieren tener todo organizado y bien atado, es momento de rebuscar un poco entre las soluciones digitales que hay y probar los programas que te ayudan a gestionar las tareas que se te presentan cualquier día de trabajo, ya sea en tu oficina o en tus proyectos online como freelance.
Esto también va para quien necesita tener anotada la lista de la compra en el móvil, las tareas que hay que completar antes de un evento determinado, o las lecturas o películas que tienes pendientes…
“Herramientas especialmente útiles para un freelance al que se le acumulan las tareas de cada proyecto y tiene que dar prioridad a unas sobre otras”
Se trata de aplicaciones que han tomado el relevo al pósit, a las tradicionales agendas que van de un lado a otro y casi nunca se tienen a mano, y a las PDA. En su mayoría, son unas herramientas muy prácticas, bien desarrolladas y de aspecto elegante. Pensamos que resultan especialmente útiles para un freelance al que se le acumulan las tareas de cada proyecto y tiene que dar prioridad a unas sobre otras: por ejemplo, un programador que está trabajando simultáneamente en dos proyectos y ha de organizar adecuadamente y de manera productiva su jornada de trabajo. En definitiva, son programas que ayudan a que tus horas de trabajo sean más provechosas.Además, por lo general, te permiten revisar tus listas desde cualquier dispositivo móvil, algo interesante para quien usa su smartphone o tableta también para trabajar: podrás así comprobar lo que tienes hecho y lo que queda por hacer.
Y es que, no es lo mismo saber qué tarea has de realizar —algo que sueles almacenar en la memoria confiando absolutamente en ella—, que tener controlado en una herramienta el tiempo de ejecución de esa tarea: con ella podrás fijar una fecha límite para acabar un proyecto y activar una alarma o recordatorio. Y si antes te gustaba romper un pósit con los deberes hechos y arrojarlo con satisfacción a la papelera, ahora no podrás resistirte a marcar como finalizada cada tarea o proyecto concluido para ir vaciando tu lista de cosas pendientes…
Aquí está nuestra selección de las mejores herramientas para la gestión de tareas:
1. Wunderlist
Es una buena y sencilla aplicación que te permite crear listas de tareas y jerarquizar la importancia de cada una de ellas. Funciona fluidamente y ha alcanzado gran aceptación entre los usuarios. Además, te ofrece la posibilidad de delegar tareas, algo a tener en cuenta si se trata de un proyecto colaborativo. En lo que Wunderlist supera a los demás es en diseño: es muy limpio y te permite modificar el fondo a tu gusto. Sin embargo, aún hoy no cuenta con aplicación nativa para el iPad, que se lanzará, según comentan desde el blog de la empresa, muy próximamente.
2. Nozbe
Nozbe se nos muestra como una de las más completas: puedes personalizar tu cuenta con un logo personal, adjuntar archivos a cada proyecto, sincronizar con Twitter, Dropbox, Evernote y tu calendario de Google, enviar un correo al sistema para crear nuevas tareas, etc. La utilidad de esta herramienta la marca el usuario: puedes usar Nozbe como una simple lista de tareas o para proyectos más complejos que requieren la colaboración de los miembros de tu equipo.
3. Teux Deux
Esta es perfecta para quien configura su trabajo de semana en semana: el programa te separa en columnas la semana laboral y es muy fácil de usar. Destaca por su claridad y sencillez: lo único que ves en la pantalla son las tareas de los próximos días. Y es gratuito.
4. Do it (Tomorrow)
¿Hemos dicho que Teux Deux destaca por su sencillez? Este le supera: a quien le venga grande planificar el trabajo de una semana, puede aquí programar las tareas de hoy y las de mañana. Esta herramienta es muy apropiada para quien prefiere la agenda de toda la vida, pues así es su interfaz: una página para hoy y otra para el trabajo de mañana… sumado al que no puedas terminar hoy.
A pesar de no estar disponible para Windows, Omnifocus merece aquí un buen puesto por destacar como el gestor GTD (Getting Things Done) más potente. Es muy popular y con él puedes marcar fechas límite a las tareas o proyectos y agregar mensajes de voz e imágenes. La pega es su elevado precio en la Apple Store: casi 36 euros, mucho para un usuario que prefiere probar varias aplicaciones antes de decidirse por la mejor en su género.
6. Remember the Milk
¿Alguna vez olvidaste comprar la leche que te habían encargado? De ahí sale el nombre de esta otra aplicación. Para evitar despistes en la compra o en cualquier otro ámbito, como en tu trabajo, no vienen nada mal gestores de tareas como este. Bautizado como Remember the Milk, esta aplicación ha alcanzado amplia popularidad, y no por su nombre… ¿o sí? RTM destaca porque ofrece una amplia variedad de opciones para organizar las tareas y porque permite su integración con Gmail, Google Calendar y Twitter. Además, podrás compartir una tarea para que te ayuden con ella, o publicarla para que te asesoren.
Frente a estas ventajas, nos topamos con un par de inconvenientes que podrían salvarse en un futuro: la interfaz de su versión web resulta algo desfasada y no es fácil encontrar todas las funcionalidades que ofrece, como la integración con tu cuenta de Twitter o la de poder compartir con alguien una lista de tareas.
7. Astrid
Frente a la trasnochada interfaz de Remember the Milk, Astrid se presenta con una imagen más clara, y las versiones para dispositivos móviles muestran también un buen diseño y son de fácil manejo: resulta muy sencillo crear una lista compartida y añadir colaboradores. Además, el sistema permite que tus ayudantes dejen comentarios a cada tarea, con lo que, de esta manera, podrán dar detalles de cómo han trabajado.
8. Things
Things es una aplicación muy útil y ha ganado también muchos adeptos. Cuando Things ve que no has cumplido con alguna tarea a su debida fecha, te lo recuerda y la pasa de forma automática a la lista de las tareas que tienes que acabar hoy. Te permite asimismo añadir contactos y encomendarles alguna tarea.
9. Producteev
Con Producteev podrás distribuir tus tareas en proyectos y añadir subtareas. La versión gratuita te permite invitar a una persona a tu workspace, pero con la suscripción mensual podrás añadir a más colaboradores e interactuar con ellos. Es aquí donde destaca esta herramienta, en la organización y distribución de las tareas de los miembros de tu equipo. Otro punto a favor de Producteev está en la posibilidad de adjuntar archivos y descargarlos en cualquier momento.
10. Toodledo
Con Toodledo puedes organizar las tareas según preferencias y prioridades. Si tienes una jornada de trabajo intensa pero no estás seguro de qué es lo que deberías hacer en primer lugar, la aplicación puede planificarlo por ti y sugerirte, a partir del tiempo estimado para cada una de las tareas, la fecha límite y la relevancia, cuál de ellas tienes que completar primero y cuál después. La versión gratuita incluye lo básico, pero si quieres además compartir tus listas y que la herramienta te ayude con la planificación de tu trabajo, entre otras funcionalidades, puedes suscribirte a la versión de pago.
¿Con cuál te quedas tú? ¿Hemos olvidado tu preferida?
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